Если вся ваша компания состоит из одного-двух человек, то есть Вас как предпринимателя и возможно менеджера, то самый просто вариант создать почту конечно же на сервисе от гугл и желательно, чтобы почта выглядела как ваша_компания@gmail.com. Но все это работает до определенного момента и как только появляется 2 менеджера + дополнительные сотрудники, то такой вариант почты уже не подходит и нужен собственный домен с названием компании и дополнительный почтовый сервер. Благо дело сейчас существует полноценные решения работающие из коробки такие как российская офисная почта от компании Astra и заканчивая тем же Google, только уже корпоративным и платным.
Выбор подходящей платформы для электронной почты
Выбранная платформа должна обеспечивать надежность, масштабируемость и безопасность. И все решения можно разделить на несколько типов.
Поставщики хостинга электронной почты
Такие платформы, как Google Workspace (ранее G Suite) и Microsoft 365, широко используются благодаря их интеграции с инструментами повышения производительности, надежным мерам безопасности и простоте использования.
Пользовательские хостинговые решения
Если у вас уже есть веб-сайт, служба хостинга может предложить хостинг электронной почты в составе пакета. Это экономически выгодный вариант для малого бизнеса.
Решения с открытым исходным кодом
Для компаний, которым нужна индивидуальная настройка, такие платформы, как Zimbra или iRedMail, позволяют размещать электронную почту и управлять ею на собственном сервере. Однако это требует технических знаний.
Создание профессионального домена электронной почты
Чтобы завоевать доверие, используйте домен, который соответствует названию вашей компании. Как мы говорили ранее, вместо «ВашаКомпания@gmail.com» выберите такой адрес, как «info@ваша_компания».
- Зарегистрируйте домен
- Свяжите домен с платформой электронной почты
Настройка учетных записей электронной почты
После создания домена создайте специальные адреса электронной почты для различных целей. Например:
- Общие вопросы: info@компания.com
- Поддержка клиентов: support@компания.com
- Учетные записи сотрудников: имясотрудника@компания.com.
Четкое определение назначения каждой учетной записи электронной почты упрощает общение и обеспечивает эффективную обработку запросов.
Настройка систем безопасности и резервного копирования
Безопасность – главный приоритет при работе с корпоративной электронной почтой. Чтобы защитить конфиденциальные данные:
- Включите двухфакторную аутентификацию (2FA)
- Используйте инструменты или службы, предлагающие автоматическое резервное копирование, чтобы предотвратить потерю данных.
- Не пренебрегайте фильтрацией спама и защиты от фишинговых атак
Брендинг и персонализация
Ваша корпоративная электронная почта должна отражать ваш фирменный стиль. И каждый сотрудник отправляя письмо должен его придерживаться. В идеале создать шаблон в внедрить данный шаблон на все рабочие машины.
То есть в каждом письме должно содержать логотип, название компании, ссылку на сайт, контакты менеджера и главного офиса, адрес, желательно еще и оформить подзаголовки и все это в передавать в виде удобного шаблона который будет выглядеть одинаково на всех устройствах начиная от iphone и заканчивая старым компьютером на Windows XP.
Вместо заключения
Создание электронной почты для своей компании еще на начальном этапе это своего рода инвестиция в будущее, которая не только положительно скажется на развитии бренда, но и в будущем упростит контроль и внедрение различных дополнительных систем таких как CRM. Выбрав правильную платформу, обеспечив безопасность системы и обучив сотрудников, вы создадите надежный инструмент коммуникации, который будет поддерживать ваши бизнес-цели и способствовать доверию клиентов. А вы как руководитель в будущем не потеряете ни одного клиента в случае ухода сотрудника.